Klienci i CRM
Kontakty, historia współpracy i ustalenia przy właściwym kliencie.
Poznaj zakresUSŁUGI CYKLICZNE
Stała obsługa nie musi oznaczać ciągłego pilnowania.
Sprzątanie, obsługa obiektów lub inna powtarzalna usługa? Porządkujemy zakresy, harmonogramy i zgłaszane uwagi dla każdego klienta.
Bezpłatna pierwsza rozmowa. Zaczynamy od Twojej sytuacji.
GDZIE ZACZYNA SIĘ ZMIANA
Stała umowa wymaga stałej kontroli wykonania.
W usługach powtarzalnych problemem rzadko jest samo zapisanie terminu. Trzeba wiedzieć, które miejsca obsługuje zespół, jaki zakres obowiązuje, kto zastępuje nieobecną osobę i co zostało potwierdzone. Dodatkowe zlecenia oraz uwagi klientów łatwo mieszają się z rutynową pracą.
Pomagamy uporządkować firmy sprzątające i inne zespoły obsługujące klientów w ustalonym rytmie. Łączymy umowę, lokalizację, harmonogram, zadania i zgłoszenia. Właściciel może obserwować odstępstwa od planu, zamiast każdego dnia sprawdzać każdą wizytę. Szczegóły modelu wynikają z usług i zasad współpracy z klientami.
KONKRETNIE DLA TWOJEJ FIRMY
Środowisko pracy wokół Twoich zleceń.
Zespół zna standard i zadania, a właściciel widzi sprawy wymagające reakcji.
Kalendarz i terminy
Spotkania, realizacje i ważne daty powiązane z pracą zespołu.
Poznaj zakresZadania
Kto, co i do kiedy ma zrobić - z kontekstem klienta lub projektu.
Poznaj zakresZespół i odpowiedzialności
Role, właściciele procesów i czytelny podział pracy.
Poznaj zakresRozliczenia zespołu
Uzgodnione stawki i rozliczenia pracowników oraz współpracowników.
Poznaj zakresRozliczenia z klientami
Kwoty, terminy i statusy rozliczeń związane z realizacją.
Poznaj zakresBaza wiedzy i procedury
Instrukcje i odpowiedzi dostępne dla pracowników lub klientów.
Poznaj zakresZgłoszenia i reklamacje
Sprawy do obsłużenia, ich status, historia i odpowiedzialna osoba.
Poznaj zakresWłasny rejestr lub proces
Uczestnicy szkoleń, obiekty, zlecenia lub inny obieg danych Twojej firmy.
Poznaj zakresPRZYKŁAD ZASTOSOWANIA
Od umowy do przeglądu całego okresu.
Przykład stałej obsługi kilku lokalizacji klienta z harmonogramem i wyjątkami wymagającymi decyzji.
Ustalenie zasad obsługi
Przy kliencie zapisujemy lokalizacje, zakres, częstotliwość i osobę kontaktową. Ustalamy, co oznacza wykonana usługa oraz kto przyjmuje zmianę. Bieżące warunki są dostępne dla koordynatora i osób realizujących zadanie w potrzebnym im zakresie.
Powtarzalna praca i wyjątki
Z harmonogramu wynikają uzgodnione zadania. Widać przypisanie, wykonanie i brak potwierdzenia. Zastępstwo, przesunięcie lub uwaga klienta otrzymują własny status i odpowiedzialnego, zamiast pozostać wyłącznie w rozmowie telefonicznej.
Kontrola i rozliczenie okresu
Koordynator przegląda niewyjaśnione odstępstwa i prace dodatkowe. Informacje mogą stanowić podstawę do przygotowania rozliczenia oraz rozmowy z klientem. Wnioski o powtarzających się problemach wracają do planowania kolejnego okresu.
KONKRETNY ZAKRES PRACY
Co porządkujemy dla stałej obsługi?
Zakres dopasowujemy do Twojej firmy. Przed rozpoczęciem etapu wiesz, co przygotowujemy i jak sprawdzimy rezultat.
Ustalmy pierwszy zakresUmowy i miejsca pracy
Powiązania klientów, lokalizacji i obowiązującego zakresu. Oddzielamy informację organizacyjną dla zespołu od poufnych ustaleń handlowych.
Harmonogram i odpowiedzialność
Reguły powtarzania, przypisania oraz obsługi zmiany. Widok koordynatora pokazuje miejsca, które wymagają reakcji, a nie tylko pełną listę terminów.
Potwierdzenia i zgłoszenia
Uzgodniony sposób zapisu wykonania i przyjmowania uwag. Powiązanie zgłoszenia z konkretną lokalizacją ułatwia przejęcie sprawy przez zastępstwo.
Przegląd okresu
Zestawienie wykonania, wyjątków i uzgodnionych prac dodatkowych. Zakres przygotowania dokumentów rozliczeniowych lub połączenia z księgowością ustalamy osobno.
WDRAŻAMY KROK PO KROKU
Zacznij od jednego dobrze ułożonego procesu.
-
Klient i obiekt
-
Plan pracy
-
Realizacja i uwagi
-
Miesięczne rozliczenie
Przykład zastosowania agenta: „Przygotuj poranne podsumowanie: dzisiejsze zadania, uwagi z obiektów i sprawy bez osoby odpowiedzialnej.”
PRZED ROZMOWĄ
Pokaż jeden tydzień obsługi.
Wystarczą przykłady, z których korzystasz na co dzień. Nie musisz samodzielnie projektować rozwiązania.
Przykład umowy lub opisu zakresu oraz harmonogram kilku lokalizacji.
Obecny sposób potwierdzania wykonania, zgłaszania nieobecności i organizacji zastępstw.
Przykład reklamacji, zmiany zakresu i dodatkowego zlecenia w trakcie okresu.
Najpierw upraszczamy potwierdzenia do danych, z których ktoś korzysta. Nadmiernie rozbudowana ewidencja nie powinna utrudniać ludziom wykonania usługi.
WARTO WIEDZIEĆ
Zanim porozmawiamy.
Nie znajdujesz swojej sytuacji? Opowiedz nam o niej - sprawdzimy, jak możemy pomóc.
Porozmawiajmy o Twojej firmieCzy system sam stworzy kolejne zadania?
Możemy skonfigurować reguły powtarzania zgodne z harmonogramem. Wcześniej ustalamy wyjątki: dni bez obsługi, zmiany umowy, zastępstwa i sposób anulowania niewykonanej wizyty.
Czy klient może zgłaszać uwagi do lokalizacji?
Możemy uwzględnić portal lub inny uzgodniony kanał. Określamy, kto widzi zgłoszenie, odpowiada i potwierdza zamknięcie, tak aby uwaga nie trafiała równolegle do kilku niepowiązanych miejsc.
Czy możemy zacząć od jednej umowy?
Tak. To dobry sposób sprawdzenia, czy pola, potwierdzenia i harmonogram odpowiadają rzeczywistej pracy. Kolejne lokalizacje dokładamy po ocenie procesu i przygotowaniu danych.
Czy zobaczę jakość pracy całego zespołu?
Widok pokaże dane, które faktycznie zbieramy: wykonanie, uwagi, reklamacje lub potwierdzenia. Znaczenie wskaźników uzgadniamy wcześniej; sam brak zgłoszenia nie jest automatycznym dowodem jakości.
PIERWSZY KROK JEST PROSTY
Porozmawiajmy o tym, co dziś zabiera Ci czas.
Nie potrzebujesz specyfikacji ani listy funkcji. Zacznij od sytuacji, którą chcesz zmienić.