Dokumenty i umowy
Materiały przypisane do klienta, projektu lub konkretnej sprawy.
✦
Poznaj zakres Przykład pracy z AI: Odszukaj ustalenia z dokumentu i wskaż materiał, z którego pochodzą.
WIEDZA, DOKUMENTY I OBSŁUGA
Wiedza zostaje w firmie. Odpowiedź jest pod ręką.
Te same pytania wracają do tych samych osób? Porządkujemy procedury, dokumenty i obsługę zgłoszeń tak, żeby zespół mógł działać samodzielnie.
Bezpłatna pierwsza rozmowa. Zaczynamy od Twojej sytuacji.
GDZIE ZACZYNA SIĘ ZMIANA
Odpowiedzi nie powinny zależeć od jednej osoby.
Nowy pracownik pyta, jak przygotować dokument. Klient prosi o instrukcję, która już kiedyś powstała. Doświadczona osoba kolejny raz tłumaczy ten sam sposób działania. Materiały istnieją, ale trudno rozpoznać aktualną wersję i znaleźć odpowiedź w kontekście konkretnej sprawy.
Porządkujemy wiedzę razem z odpowiedzialnością za jej aktualność. Procedura, wzór dokumentu i zgłoszenie mogą być powiązane z klientem, usługą lub projektem. Wdrożenie może obejmować jedną bazę dla pracowników albo wybrany rejestr dla klientów. Nie wymaga od razu przenoszenia całej działalności do nowego środowiska.
KONKRETNIE DLA TWOJEJ FIRMY
Dobierzmy moduły do procesu, nie odwrotnie.
Wybierz obszar, który chcesz uporządkować. Poszczególne moduły mogą korzystać z tych samych klientów, dokumentów i zadań.
Baza wiedzy i procedury
Instrukcje i odpowiedzi dostępne dla pracowników lub klientów.
✦
Poznaj zakres Przykład pracy z AI: Odpowiedz na pytanie pracownika, korzystając z procedur, do których ma dostęp.
Zgłoszenia i reklamacje
Sprawy do obsłużenia, ich status, historia i odpowiedzialna osoba.
✦
Poznaj zakres Przykład pracy z AI: Podsumuj otwarte zgłoszenia i przygotuj zadania dla zespołu obsługi.
Własny rejestr lub proces
Uczestnicy szkoleń, obiekty, zlecenia lub inny obieg danych Twojej firmy.
✦
Poznaj zakres Przykład pracy z AI: Znajdź brakujące informacje w rejestrze i przygotuj listę danych do uzupełnienia.
PRZYKŁAD ZASTOSOWANIA
Pytanie, odpowiedź i wiedza na przyszłość.
Przykład bazy wiedzy połączonej z obsługą zgłoszeń w firmie usługowej.
Wiedza w użytecznej strukturze
Wybieramy materiały potrzebne najczęściej: start pracownika, przygotowanie usługi, odpowiedzi dla klienta. Każdy obszar ma właściciela treści i odbiorców. Rozdzielamy instrukcje wewnętrzne od informacji, które można udostępniać klientom.
Sprawa z kontekstem
Pytanie lub problem trafia do rejestru zgłoszeń powiązanego z klientem i usługą. Widać status, osobę odpowiedzialną oraz brakujące informacje. Jeśli odpowiedź wymaga działania innego działu, powstaje zadanie bez utraty historii kontaktu.
Odpowiedź zostaje w organizacji
Rozwiązanie powracającego problemu może stać się nowym artykułem lub aktualizacją procedury. Ustalamy zasady przeglądu i oznaczania materiałów wymagających poprawy. Zespół nie musi za każdym razem tworzyć odpowiedzi od początku.
KONKRETNY ZAKRES PRACY
Co przygotowujemy do uruchomienia?
Zakres dopasowujemy do Twojej firmy. Przed rozpoczęciem etapu wiesz, co przygotowujemy i jak sprawdzimy rezultat.
Ustalmy pierwszy zakresUkład wiedzy i dokumentów
Uzgadniamy docelowy układ materiałów. Struktura ma wynikać z pytań użytkowników, a nie wyłącznie z układu folderów na dysku.
Dostęp dla właściwych odbiorców
Określamy role pracowników, administratorów treści i klientów. Sprawdzamy widoczność dokumentów, notatek oraz zakres informacji dostępnych agentowi.
Proces obsługi pytania
Konfigurujemy zgłoszenie, przekazanie, oczekiwanie na odpowiedź i zamknięcie. Wybieramy kanały zgłoszeń, które da się włączyć w ustalony zakres wdrożenia.
Pierwszy uporządkowany zestaw
Zaczynamy od wybranego obszaru wiedzy i realnych pytań. Szkolenie obejmuje zarówno korzystanie z materiałów, jak i ich dopisywanie, poprawianie oraz wycofywanie.
WDRAŻAMY KROK PO KROKU
Zacznij od jednego dobrze ułożonego procesu.
-
Wybór obszaru i użytkowników
-
Ustalenie danych i uprawnień
-
Konfiguracja oraz szkolenie
-
Przegląd codziennej pracy
Możemy zacząć od jednej bazy wiedzy lub rejestru. Dostęp pracowników, klientów i agenta ustalamy oddzielnie, a zakres wdrożenia dopasowujemy do uporządkowania materiałów.
PRZED ROZMOWĄ
Wybierz pytania, które wracają najczęściej.
Wystarczą przykłady, z których korzystasz na co dzień. Nie musisz samodzielnie projektować rozwiązania.
Kilka instrukcji, wzorów i dokumentów faktycznie używanych w codziennej pracy.
Przykłady pytań pracowników oraz klientów wraz z informacją, kto dziś odpowiada.
Podział informacji na wewnętrzne, klienckie i wymagające ograniczonego dostępu.
Szybkie utworzenie rejestru nie oznacza automatycznie uporządkowania wiedzy. Zakres redakcji materiałów, migracji i nadania dostępu wyceniamy względem ich rzeczywistego stanu.
WARTO WIEDZIEĆ
Zanim porozmawiamy.
Nie znajdujesz swojej sytuacji? Opowiedz nam o niej - sprawdzimy, jak możemy pomóc.
Porozmawiajmy o Twojej firmieCzy wystarczy nam sama baza wiedzy?
Tak, jeśli to rozwiązuje obecny problem. Możemy uruchomić wybrany obszar bez CRM, projektów i finansów, a później powiązać go z kolejnymi procesami.
Czy AI będzie odpowiadać klientom automatycznie?
To osobna decyzja dotycząca kanału, źródeł, uprawnień i kontroli odpowiedzi. Możemy zacząć od wsparcia pracownika, który zatwierdza szkic przed przekazaniem go klientowi.
Co z nieaktualnymi dokumentami?
Ustalamy odpowiedzialnych za materiały oraz sposób ich przeglądu i wycofywania. Agent nie naprawi sam sprzecznych procedur, jeżeli firma nie rozstrzygnie, która obowiązuje.
Czy można przenieść istniejące pliki?
Sprawdzamy formaty, ilość i strukturę materiałów. Uzgadniamy próbę importu, powiązania z rekordami i uprawnienia. Porządkowanie treści może być osobnym etapem przed udostępnieniem ich zespołowi.
PIERWSZY KROK JEST PROSTY
Porozmawiajmy o tym, co dziś zabiera Ci czas.
Nie potrzebujesz specyfikacji ani listy funkcji. Zacznij od sytuacji, którą chcesz zmienić.