CASE STUDY / B2B / CYFRYZACJA USŁUG
e-Biuro
Wirtualny adres. Realny porządek w obsłudze.
Przełożyliśmy usługę wirtualnego biura na cyfrowy proces: od wyboru i rejestracji po umowę, korespondencję, powiadomienia oraz rozliczenia.
Wirtualne biuro i obsługa firm
STRATEGIA · DESIGN · TECHNOLOGIA
- KLIENT
- e-Biuro
- BRANŻA
- Wirtualne biuro i obsługa firm
- NASZA ROLA
- Analiza procesów, UX/UI i platforma MVP
PUNKT WYJŚCIA
Usługa zdalna nie powinna wymagać ręcznej obsługi każdego kroku.
Wirtualne biuro udostępnia przedsiębiorcy adres i obsługę korespondencji. Za prostym opisem kryje się wiele czynności: przyjęcie klienta, przygotowanie umowy, przypisanie dokumentów, powiadomienie o przesyłce i rozliczenie usługi. W punkcie wyjścia informacje krążyły między telefonem, e-mailem i arkuszami.
Zmapowaliśmy tę pracę razem z klientem i ułożyliśmy ją w proces cyfrowy. Nie chodziło wyłącznie o zamówienie usługi przez internet. Platforma miała obejmować również to, co dzieje się później: codzienną obsługę firmy korzystającej z wirtualnego adresu.
KLUCZOWE WYZWANIE
Jak połączyć prosty start dla przedsiębiorcy z regularną pracą operacyjną biura - bez rozdzielania tych etapów na osobne narzędzia?
NASZA PRACA W PROJEKCIE
Co zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy?
Analiza procesów, UX/UI i platforma MVP
Oferta oraz rozpoczęcie współpracy
Zaprojektowaliśmy serwis, wybór wariantu usługi i rejestrację. Proces obejmuje dane potrzebne do rozpoczęcia obsługi i przygotowania umowy.
Obsługa korespondencji
Przygotowaliśmy panel do pracy z korespondencją oraz powiadomienia. Klient i zespół biura korzystają z informacji związanych z obsługiwaną firmą.
Rozliczenia usługi
Zakres wdrożenia objął rozliczenia i płatności. Strona sprzedażowa jest połączona z narzędziami do dalszej obsługi wirtualnego biura.
PROCES Z PERSPEKTYWY UŻYTKOWNIKA
Od wyboru adresu do codziennej korespondencji.
Zobacz, jak użytkownik przechodzi przez najważniejsze zadania w tym rozwiązaniu.
Wybierz usługę.
Warstwa publiczna wyjaśnia model wirtualnego biura i porządkuje ofertę. Przedsiębiorca otrzymuje kontekst: co obejmuje usługa, gdzie znajduje się biuro i od czego zacząć współpracę.
OFERTA → WARIANT → REJESTRACJAPrzejdź formalności.
Onboarding obejmuje dane klienta i dokument umowy. Generowanie PDF oraz obsługę podpisu uwzględniliśmy w tej samej ścieżce, zamiast pozostawiać formalności poza platformą.
DANE FIRMY → UMOWA → URUCHOMIENIEOdbieraj informacje.
Panel klienta daje dostęp do przypisanej korespondencji. Powiadomienia e-mail i SMS sygnalizują nową przesyłkę, a rozliczenia stanowią dalszą część obsługi usługi.
PRZESYŁKA → POWIADOMIENIE → PANEL
DECYZJA, KTÓRA ROBI RÓŻNICĘ
Jedna usługa. Dwie perspektywy pracy.
Klient chce sprawdzić swoją korespondencję i wiedzieć, czy wymaga działania. Zespół biura musi najpierw przyjąć przesyłkę, przygotować skan i przypisać go do właściwej firmy. Obie strony korzystają z tego samego procesu, ale wykonują inne zadania.
Dlatego projekt objął nie tylko publiczną stronę oferty, lecz także panel i automatyzacje zaplecza. Rejestracja, dokumenty, powiadomienia oraz rozliczenia tworzą kolejne etapy obsługi, z czytelnym miejscem dla klienta i pracownika.
- Rejestracja i generowanie umowy PDF
- Korespondencja przypisana do klienta
- Powiadomienia e-mail/SMS i rozliczenia
PROJEKT W SZCZEGÓŁACH
Ekrany projektu e-Biuro.
Wybierz widok i poznaj jego rolę. Każdy ekran możesz otworzyć w pełnym rozmiarze.
Usługa wyjaśniona przed rejestracją.
Widok przedstawia etapy wynajęcia wirtualnego biura. Informacje o współpracy pomagają oswoić formalności przed podjęciem działania.
CO ZŁOŻYŁO SIĘ NA CAŁOŚĆ
Analogową usługę rozłożyliśmy na konkretne moduły.
Poniżej opisujemy funkcje i elementy objęte naszą realizacją.
Strona i wybór oferty
Serwis wprowadza w usługę, pokazuje warianty i lokalizację. Użytkownik podejmuje decyzję, zanim rozpocznie przekazywanie danych firmy.
Onboarding i dokumenty
Rejestracja, generowanie umów i proces podpisania zbierają formalności w jednej ścieżce. Etap uruchomienia jest częścią produktu.
Panel korespondencji
Skany są przypisywane do klienta i dostępne w jego panelu. Powiadomienie informuje o przesyłce, a dokument pozostaje w uporządkowanym miejscu.
Rozliczenia i płatności
Automatyczne faktury i połączenie z płatnościami online dopełniają usługę. Obsługa finansowa nie jest traktowana jako oddzielny arkusz poza procesem.
REZULTAT PROJEKTU
Cyfrowa obsługa od pierwszej umowy.
DLA PRZEDSIĘBIORCY
Własne sprawy w dostępnym panelu.
Klient otrzymuje cyfrową ścieżkę rozpoczęcia współpracy i miejsce do korespondencji. Dostęp do informacji nie wymaga odtwarzania historii w wiadomościach.
DLA OPERATORA BIURA
Proces gotowy do powtarzania.
Wspólny model obsługi obejmuje kolejne firmy i dokumenty. Automatyzacje wykonują wybrane powtarzalne czynności, a zespół pracuje na uporządkowanym przebiegu usługi.
W e-Biurze połączyliśmy wybór usługi z umową, obsługą korespondencji i rozliczeniem. Zespół pracuje na procesie, który zaczyna się jeszcze przed rejestracją klienta.
MAKESOFTWARE / OD PROCESU DO WDROŻENIAINNE WYZWANIA. TEN SAM SPOSÓB MYŚLENIA.
Zajrzyj do kolejnych realizacji.
Cukrówki
Zrealizowaliśmy sklep Cukrówki, konfigurator opakowań z podglądem 3D oraz system zarządzania produkcją. Projekt łączy wybór słodkiego upominku, jego personalizację i pracę zespołu, który zamienia zamówienie w gotowy produkt.
Poznaj realizację
poBilet
Zbudowaliśmy MVP platformy odsprzedaży biletów. Od określenia modelu i ścieżek dwóch stron transakcji po interfejs, reguły cenowe i zaplecze moderacji.
Poznaj realizację
TWÓJ PROCES. KOLEJNY DOBRY PROJEKT.
Porozmawiajmy o Twoim wyzwaniu.
Opowiedz nam, co chcesz usprawnić. Połączymy potrzeby użytkowników, sposób pracy Twojego zespołu i technologię w konkretny plan.