Jak usprawnić działanie firmy i dobrze opisać swój pomysł wykonawcy?
Potrzebujesz usprawnić działanie firmy. Chcesz zautomatyzować rezerwacje, ogarnąć faktury, zrobić porządek w komunikacji. Wiesz, co boli — ale jak to przekazać komuś, kto ma to wdrożyć? Programiście, firmie IT?
Potrzebujesz usprawnić działanie firmy. Chcesz zautomatyzować rezerwacje, ogarnąć faktury, zrobić porządek w komunikacji. Wiesz, co boli — ale jak to przekazać komuś, kto ma to wdrożyć? Programiście, firmie IT?
Wielu zleceń nie wychodzi nie dlatego, że wykonawca był zły — tylko dlatego, że klient nie wiedział, jak jasno opisać swój pomysł.
Oto kilka kroków, które Ci w tym pomogą, a także pozwolą zrozumieć, jak usprawnić działanie firmy:
🔍 1. Zacznij od problemu, nie rozwiązania
Zamiast mówić:
„Chcę system CRM jak w Salesforce”
Powiedz:
„Mam problem z tym, że nie wiem, kto do mnie dzwonił, kiedy i czego dotyczyło zapytanie — wszystko mam na kartkach i w WhatsAppie”.
To pozwala wykonawcy dobrać rozwiązanie do Twoich realnych potrzeb, a nie tylko kopiować coś, co może być dla Ciebie zbyt skomplikowane.
📋 2. Aby usprawnić działanie firmy, przede wszystkim opisz proces „jak jest” i „jak byś chciał”
Weź kartkę i opisz:
- co się teraz dzieje krok po kroku (np. klient dzwoni → zapisuję go na kartce → wystawiam fakturę w Wordzie itd.),
- co chciałbyś, żeby się działo zamiast tego (np. klient wypełnia formularz → pojawia się w kalendarzu → system generuje fakturę itd.).
Nie musisz znać nazw narzędzi — wystarczy opisać czynności.
🧱 3. Zrób listę funkcji „must have” i „fajnie by było”
Przykład:
- Must have: rezerwacja online, powiadomienie SMS, wystawianie faktur.
- Nice to have: integracja z Google Calendar, płatności online, przypomnienia dla klienta.
To pomaga skupić się na tym, co ważne i nie przepłacać za funkcje, które możesz dodać później.
🧑💼 4. Podaj kontekst: kto korzysta, ile osób, jak często
Wykonawca inaczej podejdzie do systemu:
- dla 1 osoby prowadzącej salon,
- a inaczej dla firmy budowlanej z 10 ekipami i magazynem.
Powiedz:
- ile osób będzie korzystać z systemu?
- czy klienci mają mieć swój panel?
- jak często będą korzystać (codziennie, raz na tydzień)?
📷 5. Pokaż przykłady lub screeny
Nawet zwykły zrzut ekranu z innego systemu, który Ci się podoba, albo zdjęcie kartki z Twoim obecnym grafikiem pomaga zrozumieć, jak wygląda Twoja codzienność.
💬 6. Aby lepiej Cię zrozumieć i usprawnić działanie Twojej firmy rozmawiaj językiem efektu, nie technologii
Zamiast:
„Chcę integrację API z zewnętrznym systemem fakturującym przez webhooka”
Powiedz:
„Chcę, żeby faktura sama się tworzyła po zakończonej usłudze i wysyłała klientowi”.
To rola wykonawcy, żeby dobrać narzędzie. Twoja rola to opisać co ma się dziać i po czym poznasz, że działa dobrze.
📦 7. Myśl etapami, nie wszystko na raz
Najczęstszy błąd?
„Chcę system, który robi wszystko. CRM, magazyn, rezerwacje, płatności, analizy, co więcej zrobi mi kawę.”
Zacznij od 1–2 rzeczy, które przyniosą największą ulgę. Potem możesz rozwijać.
✍️ Podsumowanie — jak usprawnić działanie firmy i przygotować szablon opisu pomysłu dla wykonawcy:
1. Co jest teraz?
Krótki opis obecnego procesu i co boli.
2. Co chcę osiągnąć?
Jasny efekt końcowy, np. „żeby klient sam się zapisywał i dostawał przypomnienie”.
3. Dla kogo to ma być?
Kto będzie korzystać (ja, mój zespół, klienci)?
4. Jakie funkcje są konieczne, a jakie dodatkowe?
5. Przykłady, inspiracje, zrzuty ekranu.
